Document Control User Experiences

Setelah panjang lebar membahas tentang Document Control, mulai dari:

Maka berikut ini adalah salah satu capture screen live dari sebuah aplikasi Workflow Document Control.

#1 Scenario user yang ingin melihat atau mencari document control

Layar pertama saat mengetik atau mengklik alamat aplikasi dari Document Control, user akan diminta untuk mengisi form login sebagai langkah untuk authentication. Langkah authentication berfungsi sebagai langkah sistem mengenali siapa pemakai yang masuk kedalam aplikasi dan berikutnya sebagai pengamanan sistem setelah mengetahui siapa dan apa level dari user yang sudah masuk.

login
Salah satu contoh layar login

Setelah login, maka user akan disajikan sebuah layar homepage yang berisi informasi terkait Document Control. Isi dari homepage ini di maintain oleh admin aplikasi. Umum nya bisa berupa:

  • Quality/Environment Socialization
    • Visi Perusahaan
    • Misi Perusahaan
    • Values Perusahaan
  •  Achievement
    • Scan Sertifikat
    • Achievement yang ada di Koran/Majalah
    • Foto Penghargaan yang didapat oleh Perusahaan
  • Announcement
    • Jadwal Internal/External Audit
    • Hasil Audit
  • Statistic
    • Statistik Hasil Audit
    • Statistik Dokumen yang belum dibaca
    • Statistik Dokumen yang belum di review
    • Statistik Dokumen yang belum di Change Request
homepage
Contoh layar Homepage

Berikut ini adalah beberapa kebutuhan seseorang user atau pemakai masuk ke dalam aplikasi Document Control:

  • Melihat-lihat daftar dokumen, biasanya pemakai demikian adalah pegawai baru di departemen tertentu yang perlu mengetahui prosedur apa saja yang ada di departemen tersebut
  • Mencari dokumen karena terkait pekerjaan yang sedang dikerjakan
  • Menunjukkan dokumen tertentu saat di audit
Browse Document Control
Menu Browse Document Control
Document List
Document List

Saat pemakai meng-click link Open, disamping nama dokumen, maka dokumen terkait akan terbuka di browser, seperti layar berikut ini:

Document
Document

Selain dari melalui menu browse seperti penjelasan diatas, dimana pemakai melihat daftar isi dahulu baru kemudian membuka dokumen, pemakai bisa juga membuka dokumen melalui pencarian. Pencarian bisa menggunakan apapun kata yang ada di dalam dokumen untuk dokumen-dokumen yang berhak dibaca. Berikut contoh pemakai yang ingin mencari prosedur yang berisi tentang “Order dari Pelanggan”.

Search a document
Search a document
Search results
Search results

Selanjutnya pemakai bisa menggunakan cara yang sama untuk membuka dokumen, yaitu dengan meng-click link open disamping judul dari dokumen.

Artikel selanjutnya akan membahas screen scenario untuk Document Owner, yaitu bagaimana seorang document owner menaikkan sebuah dokumen baru, mengusulkan change request dan mengganti revisi dari dokumen kontrol yang sudah diperbaharui atau diubah.

Iklan

ICON UK Events: Around the Table – Nov 17 : Domino and Notes 10, Verse On Prem 1.0.3, Domino 9.0.1 Fp10

Domino2025jam 
Jam will be mostly about the future after Domino10 but IBM will listen about request to better understand  what community and customers needs and  to prioritize the related developments
.
9.0.1 FP10
FP10 will be released probably during January 2018

Beta program Domino10
Yes ! There will be a beta program !

Domino 10 e Notes 10
Yes ! We will also  have Notes 10

Verse On prem 1.0.3 disponibile seconda metà 
Probably during December 2017 (second half) will be released VOP 1.0.3 with mail&calendar delegation and maybe Sametime integration .

Xpages
There is no no intent to discontinue but the future is under reviews .

Here the link

Utilisasi Disk 100% di Windows 10

Beberapa hari ini utilisasi disk di Windows 10 saya selalu 100%, apalagi setelah menjalankan Browser Firefox. Saya mencoba menginstall Chrome hasilnya sama saja. Setelah googling ada jawaban yang cukup tidak relevan tapi berhasil adalah diminta memastikan semua windows update sudah terupdate semua. Di komputer saya, saya menggunakan office 2003 dan ada update yang selalu gagal di update. Maka saya mencoba untuk men-update melalui windows update dan tetap gagal. Anjuran nya adalah melakukan install update secara manual. Selelah download update manual dan di install berhasil, ternyata menyelesaikan masalah utilisasi 100% disk nya. Berikut link untuk update manual office 2003:

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=10624

Internal Audit and Corrective Action Plan

audit

Pembahasan tentang modul Internal Audit (Audit) dikaitkan dengan Corrective Action Plan (CPA), sesuai dengan judul diatas, dikarenakan CPA adalah modul lanjutan dari Audit. Hasil dari Audit atau disebut sebagai Audit Report, yang merupakan kesepakatan laporan temuan saat audit antara Auditee dan Auditor, harus ditindaklanjuti dengan CPA. Audit Report jika tidak di-integrasi-kan dengan CPA bisa terjadi hasil temuan tidak dilakukan tindakan perbaikan, sehingga yang terjadi temuan akan menjadi temuan ulang di proses audit berikutnya.

Sebelum lanjut lebih jauh tentang pembahasan Audit dan CPA, berikut ini adalah beberapa istilah yang akan dipakai untuk menyamakan persepsi:

  • Audit, yaitu proses Audit yang bisa dilakukan oleh Internal atau External Auditor, biasa disebut sebagai Internal Audit atau External Audit
  • Auditee, yaitu unit kerja yang akan di audit
  • Auditor, yaitu personal yang sudah tersertifikasi untuk melakukan Audit di Auditee untuk skope Audit
  • Audit Function, bidang Audit dalam hal ini bisa berupa Audit ISO, Audit IT, Audit Finance atau Internal Audit (Audit terhadap proses-proses inti dari Perusahaan)
  • Audit Type, tipe dari Audit berupa Audit Inspeksi, Audit Rutin, Audit Non Rutin
  • Non Conformity Report (NCR), temuan berupa ketidaksesuaian antara SOP/Standard dengan lapangan atau operasional, biasanya NCR ada beberapa level tingkat kesalahan, seperti berikut ini urut mulai dari yang tertinggi: Non Conformity / Area Of Concern / Opportunity For Improvement
  • Audit Report, berupa rangkuman NCR dalam satu kali proses Audit dan biasanya akan ditandatangani oleh Auditee maupaun Auditor sebagai risalah/kesimpulan hasil Audit
  • Corrective Preventive Action, rencana perbaikan terhadap NCR supaya NC tidak terjadi dikemudian hari lagi atau menurunkan tingkat kesalahan/risiko

Berikut ini adalah langkah-langkah dari Proses Audit sampai CPA:

  1. Audit Plan, persiapan proses Audit mulai dari penjadwalan, penunjukan Auditor dan persiapan oleh Auditor
  2. Audit Process, proses Audit secara fisik atau di lapangan, dengan melakukan investigasi, audit, perekaman proses, melihat history dari proses, untuk dibandingkan dengan prosedur atau standar yang diharuskan
  3. NCR Report, pencatatan Non Conformity atau ketidaksesuaian antara lapangan dan prosedur/standar dengan disertakan bukti-bukti
  4. Audit Report, pembuatan rangkuman NCR kedalam sebuah laporan dan akan ditandatangani oleh pihak Auditee dan Auditor / Lead Auditor sebagai kesimpulan hasil dari Audit
  5. Corrective Preventive Action, prosedur tindaklanjut dari hasil temuan Audit berupa pencatatan CPA, latarbelakang dan rencana perbaikan, monitoring progress tindakan perbaikan, penutupan CPA yang juga sekaligus sebagai penutupan NCR

Berdasarkan penjelasan diatas bisa dilihat bahwa CPA merupakan tindaklanjut temuan dari Audit. Supaya temuan Audit semuanya ditindaklanjuti, maka setiap CPA yang di-issue selalu harus dikaitkan dengan NCR. Dengan demikian maka diketahui NCR mana yang belum di-tindaklanjut, sudah ada progress tindaklanjut, dan tindaklanjut yang sudah diselesaikan.

Aplikasi Audit dan CPA sudah dipakai oleh salah satu PMA yang bergerak dibidang pertanian (produksi benih). Jika anda tertarik melihat aplikasi ini bisa menghubungi saya di email wibowo.gunawan@yahoo.com

Windows 10 not install Microsoft KM-TEST Loopback Adapter

Pagi ini saya “terpaksa” meng upgrade OS Windows 8 ke Windows 10 setelah tawaran free upgrade terus ditawarkan dan terakhir “ditodong” apakah mau upgrade sekarang atau nanti malam. Pada saat upgrade selesai saya sebenarnya deg-deg-an karena saya harus terus bekerja dengan notebook satu-satunya ini dalam mengerjakan project yang sedang dikejar oleh beberapa customer. Dan benar saja setelah upgrade selesai dan komputer di up, maka muncullah beberapa problem yang menurut saya sangat mendasar sebagai seorang developer. Berikut ini problem yang muncul:

  1. Wifi tidak mengenali hotspot dari smartphone saya
  2. Tidak ada Network Adapter Loopback dan tidak ada interface untuk melakukan add hardware secara manual

Berikut ini yang saya lakukan untuk menyelesaikan masalah diatas.

Solving masalah Wifi tidak mengenali hotspot dari smartphone saya:

Uninstall Wifi

Coba lakukan uninstall WIFI Netword dari menu Device Manager seperti gambar berikut ini:

Setelah dilakukan un-install, maka otomatis Windows akan melakukan install ulang, “kebetulan” di tempat saya kemudian menjadi mengenali Wifi Hotspot dari smartphone yang sebelumnya jalan di Windows 8.

 

Solving masalah tidak ter-install-nya Microsoft KM-TEST Loopback Adapter:

Saat saya menemukan bahwa Adapter Loopback tidak ada saya pikir tidak ada masalah karena sejak Windows versi sebelumnya memang Adapter ini tidak otomatis ter-install, meskipun saya masih merasa aneh karena Windows 10 saya adalah melakukan upgrade dari Windows 8 yang sudah ter install Adapter Loopback ini. Yang jadi masalah lebih lanjut adalah saya tidak berhasil menemukan dimana cara melakukan setup manual penambahan hardware (Loopback Adapter) ini. Dari menu Device Manager, yang di versi Windows sebelumnya, adalah cara untuk menambah hardware secara manual, ternyata di Windows 10 tidak ada menu atau option yang bisa melakukan penambahan hardware. Alhasil memang ternyata tidak bisa atau tidak disediakan fitur add hardware secara manual. Untuk add hardware secara manual di Windows 10 adalah dengan melalui menjalankan atau memanggil exe atau program dari start menu, yaitu hdwwiz.exe. Dari program inilah kita bisa menambahkan hardware secara manual seperti biasanya. Penambahan melalui pilihan:

  1. Install Manual
  2. Network Adapters
  3. Microsoft\Microsoft KM-TEST Loopback Adapter

Microsoft Loopback AdapterKalau yang langkah ini seharusnya pasti berhasil, jika masih gagal silahkan googling sendiri :-(.

 

 

 

BTW terimakasih Microsoft yang sudah berbaik hati memberikan upgrade O/S nya secara gratis, tidak seperti versi-versi sebelumnya yang selalu berbayar.

Cloud Workflow Application ?

Workflow Application Cloud
Workflow Application Cloud

Beberapa waktu belakangan ini terjadi trending IT service di cloud kan, atau kalau boleh pakai istilah yang lebih awam adalah di outsource. Jadi Corporate tidak lagi bersedia me-maintain Server Infrastruktur termasuk juga aplikasi didalamya dan diserahkan (outsource) ke IT Provider. Berikut ini adalah alasan kenapa trend cloud atau outsource IT ini menarik bagi Corporate:

  1. “Me-maintain” karyawan IT dengan skill yang expert sangat sulit, seringnya para staff IT yang sudah expert akan sering “loncat” atau beralih ke freelance.
  2. Corporate merasa terbebani untuk membayar biaya maintenance atau perubahan aplikasi secara sekaligus. Umumnya biaya maintenance itu dibebankan oleh penyedia platform IT (seperti Microsoft, IBM, Oracle, SAP) adalah tahunan/per pergantian versi. Membayar maintenance per tahun/per pergantian versi dirasa lebih membebani dibandingkan dengan membayar cloud yang bersifat bulanan/bisa tahunan juga dengan flat rate.
  3. Maitenance internal – non cloud, biayanya belum berupa lump sum, karena didalamnya mengandung biaya license software nya, upgrade hardware nya dan jasa ahli migrasi nya. Sedangkan cloud, secara natural, sudah melakukan combine semua biaya maintenance dalam 1 biaya
  4. Tanpa cloud, ada keengganan melakukan migration karena masalah diatas, sehingga seringkali software atau aplikasi yang dipakai dipaksakan (menggunakan fitur lama). Dengan cloud, User/Corporate dengan mudah meminta upgrade ke pihak IT Provider, karena biaya sudah dibayar secara flat/rutin.
  5. dst….

Dengan alasan diatas, maka saya sebagai IT Provider berpikir untuk memberi alternatif cloud terhadap aplikasi yang selama ini dijual secara license putus. Dalam waktu dekat akan di launch beberapa aplikasi yang sudah ada selama ini dalam servide cloud yang berarti, pada client/calon client tidak perlu lagi:

  1. Memikirkan platform aplikasi yang saya buat
  2. Menyediakan server baru untuk aplikasi/solusi yang dibutuhkan
  3. Memikirkan Admin untuk me-maintain server yang ada
  4. Memikirkan pengembangan baik dalam hal platform maupun fitur aplikasi yang dibutuhkan

Berikut ini services yang ditawarkan dalam package cloud:

  1. Hardware dengan kapasitas yang terus bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dari client/calon client
  2. Maintenance software platform dalam hal tawaran fitur terkini sesuai perkembangan dan kebutuhan
  3. Maintenance software berupa archiving, backup dan fix patch
  4. Tugas-tugas Administration seperti pendaftaran pegawai baru, penghapusan pegawai yang resign, penggantian struktur organisasi, dst.
  5. Pembuatan/perubahan fitur aplikasi

Jika ingin membutuhkan informasi tambahan tentang cloud IBM Domino, Document Control Workflow System, Procurement & Budget Workflow Application, dst. silahkan menghubungi kami di wibowo.gunawan@yahoo.com

My First XPages Application

Setelah ‘bergumul’ kurang lebih satu tahun untuk memutuskan apakah akan me-migrate aplikasi yang saya bangun, dengan pertimbangan bahwa konsep yang sudah ada sudah ‘matang’ dan ‘lengkap’, maka dengan keterpaksaan dengan dimulai dari permintaan pelatihan tentang XPAGES dari salah satu Customer, akhirnya diputuskan untuk men-develop project terakhir menggunakan Development Concept teranyar dari IBM Domino teknologi yaitu XPAGES. Jujur ada banyak keengganan untuk beralih menggunakan teknologi ini, karena buat developer lama, teknologi XPAGES adalah merupakan pengulangan pembelajaran dari awal sama sekali. Buat para veteran developer IBM Lotus, dengan nama baru yang diganti menjadi IBM Domino dengan membuang brand Lotus, semua pengalaman dan semua komponen yang pernah dibuat harus dibuang semua dengan iming-iming adopsi teknologi Web 2.0 dan keterbukaan/unlimited development dalam XPAGES. XPAGES menawarkan 2 hal tersebut, yaitu Web 2.0 dimana didalamnya sudah mengadopsi halaman html yang tidak harus terus-menerus refresh secara full dengan hits service di server. Dari sisi unlimited development, dalam XPAGES komponen development bisa dikembangkan oleh pihak ketiga diluar dari IBM sebagai pemilik platform Domino. Salah satu pembuat komponen XPAGES terbesar adalah OPENNTF.ORG, yang merupakan komunitas open source terbesar dari IBM Domino. Bahkan beberapa komponen yang semula dikembangkan oleh komunitas ini diadopsi sebagai komponen yang diikut sertakan dalam box dari IBM Domino itu sendiri, terutama sejak R8.5.2 dan sampai ke release terbaru saat ini yaitu R9.0.1. Keterbukaan ini membuat platform Domino menjadi lebih bertenaga, karena pemikir Domino bukan lagi IBM saja, tetapi publik. Hampir semua platform development yang berhasil, harus menyertakan pihak ketiga diluar pengembang awal platform tersebut. Sebut saja Android dengan Google Store nya dan Apple dengan Apple Store nya.

Berikut ini beberapa kendala dan pembelajaran bagi para developer IBM Domino yang masih ‘bergumul’ untuk berpindah ke XPAGES.

Kenapa beralih ke XPAGES ?

  • Aplikasi saat ini dituntut untuk bisa berjalan di semua platform, agak mustahil para developer bisa memilih hanya membuat aplikasi yang jalan di salah satu platform saja. Dengan XPAGES ditawarkan konsep single code run multi platform.
  • Teknologi terbaru dari web development menawarkan kemudahan dalam develop aplikasi, sebut saja CSS, AJAX. XPAGES dari awal pengembangan sudah meng-adopsi dan ‘mengharuskan’ menggunakan hal tersebut, yang pada akhirnya memudahkan para developer juga.
  • Aplikasi Web 2.0 sebut saja Facebook, menjadi acuan para user untuk menuntut aplikasi yang dibuat oleh perusahaan memiliki kemudahaan dan user experience yang sama. Tanpa XPAGES agak mustahil melakukan hal tersebut.
  • IBM Connection merupakan energi baru bagi IBM dalam membangunkan para pemakai IBM Domino atau bahkan para Customer baru untuk memakai Domino. Dalam hal ini, teknologi XPAGES memungkinkan aplikasi berinteraksi dengan produk IBM Connection ini yang bisa jadi akan menjadi platform standar dalam aplikasi Social dalam perusahaan kedepan

Alasan tidak berpindah ke XPAGES

  • Jika aplikasi yang dibuat masih bisa menggunakan platform IBM Notes Client. Ada kabar gembira juga bahwa IBM Notes client sedang dibuatkan plug-in nya didalam browser sehingga browser bisa punya kemampuan seperti IBM Notes client. Dalam hal ini maka semua aplikasi yang berjalan di IBM Notes tetap bisa digunakan dan berjalan diatas Browser
  • Sepertinya saya juga tidak bisa mencari alasan keduanya 🙂

Darimana memulai belajar XPAGES ?

Pertanyaan tersebut sungguh sangat sulit dijawab, buat para developer yang sudah ‘tua’. Buat para new developer mungkin pertanyaan tersebut dianggap tidak perlu atau bahkan belum berpikir tentang pertanyaan tersebut, karena buat para pemula semuanya adalah baru dan belum punya kerangka berpikir atau strategi dalam develop aplikasi. Buat developer ‘tua’ ada 2 kesulitan dalam memulai mempelajari hal baru, yaitu:

  • Sudah terlanjur terbawa konsep lama dalam development, sehingga saat belajar yang baru konsep tersebut terbawa dan hanya berusaha untuk meng-konversi hal lama ke hal baru dan memunculkan banyak pertanyaan-pertanyaan seperti kalau mau begini bagaimana ya caranya di tools yang baru ? Kerangka pemikiran lama bisa merupakan sebuah batu rintangan yang besar jika tidak mencoba untuk berpikir out of box. Meskipun saya juga tidak menampik bahwa pengalaman akan membuat kita tahu mana yang harus dipelajari secara konseptual mana yang hanya perlu diketahui langkah nya, istilahnya mana yang konsep, maka yang hanya melakukan monkey see monkey do.
  • Banyaknya tawaran opsi framework (concept) yang bisa digunakan dalam mengembangkan aplikasi dengan minimnya pembahasan kelebihan dan kelemahan pilihan tersebut. Umumnya resource atau referensi yang ada hanya sebatas membahas tentang ‘how to’ (monkey see monkey do) saja, tanpa mencoba untuk menjelaskan ‘why’ nya. Jika salah memilih bisa dikhawatirkan  waktu pembelajaran akan membengkak 2 atau bahkan 3 kali lipat

Berikut share langkah saya dalam mempelajari XPAGES

  • Pelajari framework aplikasinya, saya menggunakan framework OneUI
  • Pelajari komponen development
  • Pelajari languange / class-class dalam development nya

Semoga membantu dan berikut ‘proven’ bahwa saya sudah membuat aplikasi XPAGES saya yang pertama versi commercial.

first xpages

Procurement Terminology

Berikut ini adalah beberapa istilah dan/atau terminology dalam proses procurement/pengadaan.

Purchase Requisition atau disingkat PR

yaitu sebuah formulir dan/atau prosedur untuk mengajukan pembelian. Umumnya perusahaan yang sudah memiliki formulir PR, yang tentunya didalamnya tercakup proses/sop/prosedur PR itu sendiri, adalah perusahaan yang sudah menengah atau besar secara ukuran jumlah pegawai/cabang/omset. Perusahaan kecil jarang memiliki prosedur PR ini, umumnya mereka langsung melakukan proses pembelian dengan cara deal dengan pihak Supplier oleh pemohon atau diwakilkan oleh bagian pembelian.

Pada umumnya prosedur PR meliputi:

  • isian permohonan
  • perhitungan budget
  • pengisian detil spesifikasi
  •  rekaman proses negosiasi atau bidding

Purchase Order atau disingkat PO

yaitu sebuah formulir dan/atau prosedur penerbitan PO. Form PO sendiri adalah bukti komitmen untuk membeli barang ke Supplier beserta dengan term atau syarat/ketentuan. PO pada umumnya dibutuhkan oleh pihak Supplier sebagai bukti pemesanan, sedangkan dari pihak pembeli, PO adalah sebagai konfirmasi kesanggupan pihak Supplier dalam menyediakan barang atau jasa dengan ikatan harga dan syarat/ketentuan.

Para umumnya prosedur PO meliputi:

  • penerbitan PO
  • penandatanganan PO oleh pihak yang berwenang
  • konfirmasi dari pihak Supplier terhadap PO

Advance atau Uang Dimuka

yaitu sebuah formulir dan/atau prosedur pengajuan pengambilan uang oleh pegawai untuk melakukan pembelian barang/jasa atau memenuhi kebutuhan dalam melakukan tugas/dinas. Advance bukanlah uang muka atau down payment, karena advance adalah rencana/prediksi keseluruhan biaya yang dibutuhkan untuk pembelian/pemenuhan kebutuhan. Proses lanjutan dari advance adalah settlement atau pelaporan penggunaan advance dimana angka settlement bisa kurang dari/sama dengan/lebih dari uang advance.

Pada umumnya prosedur Advance meliputi:

  • persetujuan permohonan
  • persiapan uang oleh finance/kasir
  • pengambilan advance dengan melakukan tandatangan terima

Settlement

yaitu formulir dan/atau prosedur pelaporan pertanggungjawaban penggunaan Advance/Uang Dimuka. Settlement adalah proses lanjutan dari Advance. Seperti penjelasan sebelumnya, nilai settlement bisa kurang dari/sama dengan/lebih dari nilai advance. Dalam kondisi settlement kurang dari advace, maka pegawai akan mengembalikan sisa advance ke perusahaan. Metode pengembalian bisa melalui cash, transfer atau pemotongan salary/gaji. Jika settlement lebih besar dari advance, maka pegawai akan menerima kekurangan pengeluaran dan juga bisa melalui 3 metode yang sama.

Pada umumnya prosedur settlement meliputi:

  • realisasi pembelian atau pengeluaran
  • pelaporan realisasi
  • persetujuan realisasi
  • penyerahan bukti-bukti ke finance/kasir untuk penyelesaian advance termasuk kekurangan atau kelebihan nya

Pengakuan pengeluaran/pembelian di perusahaan secara keuangan bisa melalui 2 cara, yaitu pengakuan diawal secara transaksi keuangan baru kemudian di cek bukti-bukti-nya, atau dilakukan pengecekan semua bukti setelah benar baru diakui sebagai transaksi keuangan.

Reimburse

yaitu formulir dan/atau prosedur klaim pengeluaran uang pribadi pegawai untuk keperluan perusahaan untuk diganti. Reimburse merupakan tahapan realisasi seperti dalam proses Advance, bedanya uang yang digunakan untuk melakukan realisasi pembelian atau pengeluaran menggunakan uang pribadi, sedangkan advance menggunakan uang perusahaan.

Pada umumnya prosedur reimburse meliputi:

  • pengajuan klaim pembelian atau pengeluaran yang sudah terjadi
  • persetujuan oleh atasan atau pejabat terkait
  • penyerahan bukti-bukti ke finance/kasir untuk dilakukan penggantian

Seperti halnya dengan settlement yang selisih, ada 3 metode penggantian yaitu melalui cash, transfer atau gaji. Sedangkan untuk pengakuan transaksi keuangannya juga dengan cara yang sama seperti settlement, yaitu pengecekan terlebih dahulu atau pencatatan terlebih dahulu.

Good Receive atau disingkat GR

yaitu formulir dan/atau prosedur penerimaan barang yang dibeli menggunakan PO. Sedangkan penerimaan barang yang dibeli tidak menggunakan PO biasanya disebut sebagai settlement untuk advance atau reimburse jika menggunakan uang pribadi.

Pada umumnya prosedur GR meliputi:

  • pencatatan penerimaan berdasarkan DO dan fisik barang oleh gudang/warehouse
  • pengecekan spesifikasi oleh pemohon

Invoicing atau Penagihan

yaitu formulir dan/atau prosedur mulai dari penerimaan invoice atau tagihan dari vendor/supplier berdasarkan GR yang sudah ditandatangani sampai dengan pembayaran oleh finance ke pihak vendor/supplier.

Pada umumnya prosedur Invoicing meliputi:

  • penerimaan invoice yang disertai dengan bukti GR
  • pencatatan A/P atau Accoung Payable atau hutang oleh perusahaan
  • penjadwalan pembayaran
  • pengajuan pembayaran
  • pembayaran ke pihak vendor/supplier

Buyer atau Purchaser atau Purchasing

yaitu bagian atau departemen yang diberi tanggungjawab dan wewenang melakukan pembelian sesuai dengan permintaan melalui PR yang sudah disetujui.

Tugas dari Buyer atau Purchase atau Purchasing adalah:

  • mencari vendor/supplier yang bisa memenuhi kebutuhan barang/jasa yang diminta
  • memilih vendor/supplier terbaik yang bisa memenuhi kebutuhan barang/jasa yang diminta dengan beberapa kriteria seperti waktu pengadaan tercepat, spesifikasi yang terbaik, fitur yang terbaik, harga termurah, tidak pernah di black list, secara track record terbukti mampu menyediakan sesuai dengan perjanjian, dst.
  • melakukan konfirmasi terhadap PO yang diterbitkan bahwa sudah sesuai dengan deal yang sudah disetujui
  • melakukan monitoring terhadap PO supaya barang/jasa bisa diterima sesuai dengan PO dalam hal waktu, kualitas, kuantitas dan biaya
  • menyelesaikan semua permasalahan yang ditimbulkan dari PO terhadap penerimaan barang/jasa dan tagihan
  • membantu pihak vendor/supplier dalam hal kepastian pembayaran

Warehouse atau Gudang

yaitu bagian atau departemen yang diberitanggungjawab melakukan penerimaan barang/jasa, mengatur stok dari barang yang belum dipakai, memastikan pengeluaran barang sesuai dengan prosedur yang ada.