Workflow Engine adalah sebuah platform untuk membangun aplikasi workflow. Fungsi dari workflow engine adalah me-route dokumen sesuai dengan bisnis proses yang sudah didefinisikan sebelumnya. Komponen dari workflow engine adalah routing workflow (biasanya digambarkan menggunakan GUI seperti Visio), Struktur Organisasi/Role yang akan digunakan sebagai tabel penyetuju atau action owner dalam workflow, workflow tracking/history. Lotus Notes selama ini, sering diasiosiasikan sebagai platform Lotus Notes. Anggapan ini benar tapi tidak sepenuhnya, karena Lotus Notes sebenarnya belum memiliki Workflow Engine. Kemudian beberapa third party mencoba membangun workflow engine diatas Lotus Notes. Nah salah satu dari produk hasil third party akhirnya dibeli oleh IBM, sebagai pemilik Lotus Notes. Maka jadilah Lotus Notes memiliki Workflow Engine, tetapi tidak dalam 1 box paket Lotus Notes yang dibeli oleh user.
Seperti pada tulisan sebelumnya The key of workflow projects is connection to the backend system, berikut ini adalah contoh real project workflow yang sudah dipakai dibeberapa perusahaan tentang integrasi workflow dengan ERP atau Backend System, yaitu Purchase Requisition - Purchase Order Workflow. Project workflow ini sangat menjelaskan secara real tulisan sebelumnya, dimana hampir semua ERP pasti memiliki fungsi workflow untuk PR/PO ini. Pertanyaannya adalah kenapa harus ada project workflow PR/PO diluar dari ERP ?
Tulisan ini merupakan kelanjutan dari tulisan sebelumnya berjudul The key of workflow projects is connection to the backend system (1). Diakhir tulisan sebelumnya ada 2 hal yang perlu dibahas lebih lanjut, yaitu salah satunya adalah Apakah aplikasi workflow perlu dibangun ‘didalam’ backend system atau ‘diluar’ backend system. Pertanyaan ini ada karena banyak aplikasi backend yang juga menyediakan platform workflow didalamnya, artinya untuk membuat workflow cukup mengaktifkan fiturnya saja.
Aplikasi workflow pada umumnya bisa dibagi menjadi 2 bagian besar, dilihat dari sisi pandang keterkaitan dengan proses bisnis, yaitu workflow yang terkait dengan core bisnis dari perusahaan dan yang kedua adalah untuk men-support prosedur administrasi.
Buat para Domino Administrator, OU adalah fitur yang sangat dibutuhkan terutama untuk pembedaan user. Sedangkan buat para users, OU sangat berguna untuk mengetahui pengirim ini "siapa". Tapi untuk implementation OU, buat pada Domino Administrator merupakan pekerjaan yang sangat melelahkan terutama dikarenakan tingkat perubahan OU yang sering, mengakibatkan pekerjaan re-certify, dan semakin banyak OU semakin banyak file dan/atau password yang di-maintain. Oleh karena itu untuk alasan yang kedua, yaitu maintain file dan/atau password yg banyak, implemetasi OU bisa digantikan dengan alternate OU. Dimana alternate OU tidak menambah OU.ID tapi hanya sekedar tambahan OU di User ID user tersebut. Sedangkan untuk mengurangi alasan pertama kesulitan implementation OU, sering terjadinya perpindahan antar OU, bisa mempertimbangkan penggunaan alternate OU dimana alternate OU adalah NIP/NIK dari pegawai. Dalam hal ini diharapkan dalam NIP/NIK bisa membantu User meng-indentifikasi siapa pengirim. Kenapa saya perjelas hal ini, karena ada perusahaan, terutama swasta dengan jumlah karyawan dibawah 1000, tidak pernah menghafal NIP/NIK mereka. Atau NIP/NIK tidak merepresentasikan apapun, hanya berupa nomor urut tak bermakna. Jika demikian maka tidak dianjurkan implementasi alternate OU menggunakan NIP/NIK.
Problem:
Pada waktu melakukan migrate email dari R6.5 ke R8.5, termasuk didalamnya adalah migration Domino Server, Lotus Notes Client dan Mail Template, pada awalnya tidak ada masalah alias lancar-lancar aja dan user bisa buka email seperti sebelumnya di R6.5. Besok harinya saat user akan membuka email lagi, baik dari Lotus Notes client maupun dari DWA muncul error "unable to load frame's content: Formula Error", tapi kalau buka mail melalui menu View\Goto dan buka folder sent tidak ada masalah. Hal ini muncul jika buka view "All Document" dan folder "Trash", "Inbox". Karena udah bingung, mail di downgrade menjadi template R7, ternyata tetap gak bisa.
Dalam 1Q udah dapat dua project untuk migration. Migration Lotus Notes-nya bukan sekedar migration, tapi termasuk juga membersihkan “kotoran-kotoran” dari previous setting. Alasan untuk migrate-pun memang juga untuk resetting ulang semua kekacauan yang ada.
November 20, 2010
6