Purchase Requisition/Purchase Order integration with ERP/MRP/EAM/Legacy System

Posted on Juni 20, 2011

4


Berikut ini adalah daftar tulisan terkait Purchase Requisition/Purchase Order/Procurement/Budget/Integration with ERP/MRP:

Tulisan ini ada kaitannya dari tulisan sebelumnya yang berjudul Purchase Requisition/Purchase Order Workflow Project, The key of workflow projects is connection to the backend system (1) dan The key of workflow projects is connection to the backend system (2). Dalam tulisan yang pertama akan dibahas mengenai integrasi antara aplikasi PR/PO dengan ERP atau Backend System dan ditulisan berikutnya akan dibahas tentang detil fitur aplikasi PR/PO . Lihat juga tulisan tentang Integrasi antara Budget, PR/PO atau Procurement, dan Petty Cash System.

Proses PR dan PO adalah merupakan bagian dari sebuah proses besar dalam ERP yaitu proses Procurement atau Pengadaan. Proses pengadaan lengkap meliputi proses seperti berikut ini:

  1. Purchase Requisition (PR), yaitu permohonan persetujuan untuk pembelian barang atau service. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang), spesifikasi dari barang, maupun pengaturan cash, yaitu kapan barang akan dibeli. PR disetujui akan berlanjut ke proses PO.
  2. Purchase Order (PO), yaitu proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR yang sudah disetujui. Proses yang terjadi dalam PO meliputi bidding untuk pemilihan Supplier termasuk didalamnya tentang detil kontrak, penerbitan PO itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak dan ditandatangani oleh Pejabat berwenang sampai dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak Supplier.
  3. Good Receipt/Service Receipt, yaitu proses penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui baik oleh pihak Pemesan (Customer)  maupun oleh pihak Supplier/Vendor. Proses detil dalam GR/SR adalah penerbitan surat tanda terima barang/jasa oleh bagian Store/Warehouse kepada Supplier/Vendor, persetujuan barang diterima oleh pemohon, pengakuan inventory ke dalam sistem.
  4. Invoicing atau A/P, yaitu penerimaan Invoice yang diterbitkan oleh Supplier/Vendor sesuai dengan surat tanda terima barang/jasa (Receiving). Proses yang terjadi adalah mencocokkan antara Invoice dengan PO dan GR/SR, pencatatan A/P (pengakuan hutang) ke dalam sistem.
  5. Payment, yaitu proses pembayaran A/P oleh Customer kepada pihak Supplier/Vendor. Proses yang terjadi adalah persetujuan pembayaran oleh Management dan dilanjutkan dengan proses pembayaran bisa berupa penerbitan Check/Giro atau melalui Cash/Transfer.
  6. Retur, yaitu proses pengembalian barang dikarenakan berbagai alasan kepada pihak Supplier/Vendor. Retur bisa terjadi sebelum atau sesudah proses Payment dilakukan.

Kembali seperti dijelaskan ditulisan terdahulu, proses lengkap diatas hampir atau boleh dikatakan pasti sudah disediakan oleh aplikasi ERP atau Backend System manapun. Pertanyaannya adalah dimana letak proses yang dikerjakan didalam atau oleh Workflow ? Kalau ditinjau secara detil proses diatas, bisa dilihat bahwa ada banyak proses persetujuan (baca workflow) yang dibutuhkan sebelum transaksi terjadi dan bisa dicatat. Berikut ini adalah workflow yang mungkin terjadi dalam proses Procurement:

  1. Purchase Requisition, yaitu workflow untuk persetujuan pembelian. Persetujuan dalam PR meliputi nilai barang yang akan dibeli (jumlah dan harga), spesifikasi barang yang akan dibeli, pengaturan cash flow (kapan barang dibeli), pengontrolan terhadap budget.
  2. Purchase Order, yaitu workflow untuk penerbitan PO. Persetujuan dalam PO meliputi pemilihan Supplier/Vendor (bidding), pengecekan term dalam PO seperti jangka waktu pembayaran, perpajakan, pengiriman.
  3. Good Receipt/Service Receipt, yaitu workflow untuk persetujuan penerimaan barang atau pengakuan penerimaan barang. Persetujuan dalam GR/SR adalah meliputi kesesuaian spesifikasi barang/jasa oleh pihak pemohon, pengecekan fisik barang oleh bagian Store/Warehouse.
  4. Pembayaran A/P, yaitu persetujuan pembayaran Invoice. Persetujuan dalam Pembayaran A/P meliputi persetujuan kelengkapan dokumen (PO, GR/SR, Invoice), persetujuan pembayaran meliputi kesesuaian term, tanggal pembayaran (pengaturan cash flow).

Dari gambaran diatas sebenarnya ada banyak workflow terjadi dalam proses pengadaan ini. Pertanyaan berikutnya adalah bagaimana jadinya proses pengadaan di Backend system/ERP dikatikan dengan integrasi dengan aplikasi Workflow ? Berikut ini adalah salah satu skenario yang bisa dibangun oleh solusi Pengadaan beserta dengan proses workflow-nya:

Berikut ini penjelasan dari gambar diatas:

  1. PR di aplikasi Workflow (Lotus Notes) bisa dimulai dari pembuatan PR di ERP atau Backend System untuk barang-barang inventory berdasarkan minimum stock yang diset. Semua barang yang termasuk dalam kriteria minimum stock atau stok sudah kurang dari standard inventory untuk di order, ditarik oleh aplikasi Workflow Lotus Notes sebagai Draft PR.
  2. Selain dari langkah 1, PR juga bisa dimulai langsung di aplikasi Workflow Lotus Notes terutama untuk permintaan yang sifatnya tidak tersistem. PR berdasarkan permintaan User. Tipe PR ini bisanya untuk pembelian barang-barang non stock seperti Fix Asset, kebutuhan kantor (Stationary, Computer Supplies, dll.).
  3. Berdasarkan kedua sumber PR diatas (langkah 1 dan 2), terbentuk permohonan PR yang akan diroute sesuai dengan Workflow yang sudah disetting. Workflow ini biasanya sifatnya berjenjang sesuai dengan isi dari PR tersebut. Misal untuk pengajuan diatas nilai tertentu persetujuannya sampai dengan Manager, sedangkan sampai nilai tertentu sampai General Manager, dan lebih dari itu sampai ke Direktur.
  4. Jika PR yang diajukan disetujui, maka melalui proses pembuatan PO, maka PO akan terbentuk sesuai dengan PR yang sudah disetujui untuk selanjut nya melewati proses PO seperti permintaan Quotation, Bidding, dan Supplier selection. Setelah pemilihan Supplier ditentukan maka PO berstatus DISETUJUI yang berarti bisa dikirim ke Supplier dan dari sisi sistem, PO tersebut akan dikirim ke ERP/Back end System sebagai Approved PO sebagai dasar untuk proses pengadaan selanjutnya seperti Receiving, Invoicing, dan Payment.

ERP atau backend system yang pernah dibangun interface-nya dalam proyek-proyek sebelumnya adalah: CRM (Axapta), EAM by Infor, Protean by Infor. Dalam kasus CRM (Axapta) interface yang dibangun adalah pengiriman PO yang sudah disetujui untuk dipakai sebagai PO disetujui. Proses selanjutnya seperti Good Receipt, pembayaran akan dilakukan di CRM (Axapta) sedangkan di aplikasi PR/PO Workflow memonitor perubahan status untuk dicatat di sistem sebagai update informasi. Untuk EAM by Infor interface yang pernah dilakukan adalah aplikasi PR/PO Workflow mengambil PR hasil perhitungan minimum stok, direct purchase, work order yang dikerjakan oleh third party. PR otomatis dibuat berdasarkan PR yang dikirim oleh EAM di Interface. Setelah di proses di aplikasi PR/PO Workflow sampai menjadi PO, kemudian PO akan dikirim balik ke EAM untuk dipakai sebagai PO disetujui dan digunakan untuk pemrosesan selanjutnya seperti penerimaan barang, pembayaran. Untuk ERP Protean by Infor, interface yang dibuat adalah seperti untuk CRM (Axapta), yaitu PR dibuat di aplikasi PR/PO Workflow, setelah PO disetujui akan dikirim ke Protean sebagai PO disetujui untuk pemrosesan selanjutnya seperti Penerimaan Barang, Pembayaran.

Demikian fungsi integerasi antara ERP/Back end system dengan aplikasi Workflow (dalam hal ini dibangun diatas platform collaboration seperti Lotus Notes software). Selanjutnya artikel tentang detil fitur dalam aplikasi Workflow PR/PO.

About these ads