My First XPages Application

Setelah ‘bergumul’ kurang lebih satu tahun untuk memutuskan apakah akan me-migrate aplikasi yang saya bangun, dengan pertimbangan bahwa konsep yang sudah ada sudah ‘matang’ dan ‘lengkap’, maka dengan keterpaksaan dengan dimulai dari permintaan pelatihan tentang XPAGES dari salah satu Customer, akhirnya diputuskan untuk men-develop project terakhir menggunakan Development Concept teranyar dari IBM Domino teknologi yaitu XPAGES. Jujur ada banyak keengganan untuk beralih menggunakan teknologi ini, karena buat developer lama, teknologi XPAGES adalah merupakan pengulangan pembelajaran dari awal sama sekali. Buat para veteran developer IBM Lotus, dengan nama baru yang diganti menjadi IBM Domino dengan membuang brand Lotus, semua pengalaman dan semua komponen yang pernah dibuat harus dibuang semua dengan iming-iming adopsi teknologi Web 2.0 dan keterbukaan/unlimited development dalam XPAGES. XPAGES menawarkan 2 hal tersebut, yaitu Web 2.0 dimana didalamnya sudah mengadopsi halaman html yang tidak harus terus-menerus refresh secara full dengan hits service di server. Dari sisi unlimited development, dalam XPAGES komponen development bisa dikembangkan oleh pihak ketiga diluar dari IBM sebagai pemilik platform Domino. Salah satu pembuat komponen XPAGES terbesar adalah OPENNTF.ORG, yang merupakan komunitas open source terbesar dari IBM Domino. Bahkan beberapa komponen yang semula dikembangkan oleh komunitas ini diadopsi sebagai komponen yang diikut sertakan dalam box dari IBM Domino itu sendiri, terutama sejak R8.5.2 dan sampai ke release terbaru saat ini yaitu R9.0.1. Keterbukaan ini membuat platform Domino menjadi lebih bertenaga, karena pemikir Domino bukan lagi IBM saja, tetapi publik. Hampir semua platform development yang berhasil, harus menyertakan pihak ketiga diluar pengembang awal platform tersebut. Sebut saja Android dengan Google Store nya dan Apple dengan Apple Store nya.

Berikut ini beberapa kendala dan pembelajaran bagi para developer IBM Domino yang masih ‘bergumul’ untuk berpindah ke XPAGES.

Kenapa beralih ke XPAGES ?

  • Aplikasi saat ini dituntut untuk bisa berjalan di semua platform, agak mustahil para developer bisa memilih hanya membuat aplikasi yang jalan di salah satu platform saja. Dengan XPAGES ditawarkan konsep single code run multi platform.
  • Teknologi terbaru dari web development menawarkan kemudahan dalam develop aplikasi, sebut saja CSS, AJAX. XPAGES dari awal pengembangan sudah meng-adopsi dan ‘mengharuskan’ menggunakan hal tersebut, yang pada akhirnya memudahkan para developer juga.
  • Aplikasi Web 2.0 sebut saja Facebook, menjadi acuan para user untuk menuntut aplikasi yang dibuat oleh perusahaan memiliki kemudahaan dan user experience yang sama. Tanpa XPAGES agak mustahil melakukan hal tersebut.
  • IBM Connection merupakan energi baru bagi IBM dalam membangunkan para pemakai IBM Domino atau bahkan para Customer baru untuk memakai Domino. Dalam hal ini, teknologi XPAGES memungkinkan aplikasi berinteraksi dengan produk IBM Connection ini yang bisa jadi akan menjadi platform standar dalam aplikasi Social dalam perusahaan kedepan

Alasan tidak berpindah ke XPAGES

  • Jika aplikasi yang dibuat masih bisa menggunakan platform IBM Notes Client. Ada kabar gembira juga bahwa IBM Notes client sedang dibuatkan plug-in nya didalam browser sehingga browser bisa punya kemampuan seperti IBM Notes client. Dalam hal ini maka semua aplikasi yang berjalan di IBM Notes tetap bisa digunakan dan berjalan diatas Browser
  • Sepertinya saya juga tidak bisa mencari alasan keduanya :-)

Darimana memulai belajar XPAGES ?

Pertanyaan tersebut sungguh sangat sulit dijawab, buat para developer yang sudah ‘tua’. Buat para new developer mungkin pertanyaan tersebut dianggap tidak perlu atau bahkan belum berpikir tentang pertanyaan tersebut, karena buat para pemula semuanya adalah baru dan belum punya kerangka berpikir atau strategi dalam develop aplikasi. Buat developer ‘tua’ ada 2 kesulitan dalam memulai mempelajari hal baru, yaitu:

  • Sudah terlanjur terbawa konsep lama dalam development, sehingga saat belajar yang baru konsep tersebut terbawa dan hanya berusaha untuk meng-konversi hal lama ke hal baru dan memunculkan banyak pertanyaan-pertanyaan seperti kalau mau begini bagaimana ya caranya di tools yang baru ? Kerangka pemikiran lama bisa merupakan sebuah batu rintangan yang besar jika tidak mencoba untuk berpikir out of box. Meskipun saya juga tidak menampik bahwa pengalaman akan membuat kita tahu mana yang harus dipelajari secara konseptual mana yang hanya perlu diketahui langkah nya, istilahnya mana yang konsep, maka yang hanya melakukan monkey see monkey do.
  • Banyaknya tawaran opsi framework (concept) yang bisa digunakan dalam mengembangkan aplikasi dengan minimnya pembahasan kelebihan dan kelemahan pilihan tersebut. Umumnya resource atau referensi yang ada hanya sebatas membahas tentang ‘how to’ (monkey see monkey do) saja, tanpa mencoba untuk menjelaskan ‘why’ nya. Jika salah memilih bisa dikhawatirkan  waktu pembelajaran akan membengkak 2 atau bahkan 3 kali lipat

Berikut share langkah saya dalam mempelajari XPAGES

  • Pelajari framework aplikasinya, saya menggunakan framework OneUI
  • Pelajari komponen development
  • Pelajari languange / class-class dalam development nya

Semoga membantu dan berikut ‘proven’ bahwa saya sudah membuat aplikasi XPAGES saya yang pertama versi commercial.

first xpages

Procurement Terminology

Berikut ini adalah beberapa istilah dan/atau terminology dalam proses procurement/pengadaan.

Purchase Requisition atau disingkat PR

yaitu sebuah formulir dan/atau prosedur untuk mengajukan pembelian. Umumnya perusahaan yang sudah memiliki formulir PR, yang tentunya didalamnya tercakup proses/sop/prosedur PR itu sendiri, adalah perusahaan yang sudah menengah atau besar secara ukuran jumlah pegawai/cabang/omset. Perusahaan kecil jarang memiliki prosedur PR ini, umumnya mereka langsung melakukan proses pembelian dengan cara deal dengan pihak Supplier oleh pemohon atau diwakilkan oleh bagian pembelian.

Pada umumnya prosedur PR meliputi:

  • isian permohonan
  • perhitungan budget
  • pengisian detil spesifikasi
  •  rekaman proses negosiasi atau bidding

Purchase Order atau disingkat PO

yaitu sebuah formulir dan/atau prosedur penerbitan PO. Form PO sendiri adalah bukti komitmen untuk membeli barang ke Supplier beserta dengan term atau syarat/ketentuan. PO pada umumnya dibutuhkan oleh pihak Supplier sebagai bukti pemesanan, sedangkan dari pihak pembeli, PO adalah sebagai konfirmasi kesanggupan pihak Supplier dalam menyediakan barang atau jasa dengan ikatan harga dan syarat/ketentuan.

Para umumnya prosedur PO meliputi:

  • penerbitan PO
  • penandatanganan PO oleh pihak yang berwenang
  • konfirmasi dari pihak Supplier terhadap PO

Advance atau Uang Dimuka

yaitu sebuah formulir dan/atau prosedur pengajuan pengambilan uang oleh pegawai untuk melakukan pembelian barang/jasa atau memenuhi kebutuhan dalam melakukan tugas/dinas. Advance bukanlah uang muka atau down payment, karena advance adalah rencana/prediksi keseluruhan biaya yang dibutuhkan untuk pembelian/pemenuhan kebutuhan. Proses lanjutan dari advance adalah settlement atau pelaporan penggunaan advance dimana angka settlement bisa kurang dari/sama dengan/lebih dari uang advance.

Pada umumnya prosedur Advance meliputi:

  • persetujuan permohonan
  • persiapan uang oleh finance/kasir
  • pengambilan advance dengan melakukan tandatangan terima

Settlement

yaitu formulir dan/atau prosedur pelaporan pertanggungjawaban penggunaan Advance/Uang Dimuka. Settlement adalah proses lanjutan dari Advance. Seperti penjelasan sebelumnya, nilai settlement bisa kurang dari/sama dengan/lebih dari nilai advance. Dalam kondisi settlement kurang dari advace, maka pegawai akan mengembalikan sisa advance ke perusahaan. Metode pengembalian bisa melalui cash, transfer atau pemotongan salary/gaji. Jika settlement lebih besar dari advance, maka pegawai akan menerima kekurangan pengeluaran dan juga bisa melalui 3 metode yang sama.

Pada umumnya prosedur settlement meliputi:

  • realisasi pembelian atau pengeluaran
  • pelaporan realisasi
  • persetujuan realisasi
  • penyerahan bukti-bukti ke finance/kasir untuk penyelesaian advance termasuk kekurangan atau kelebihan nya

Pengakuan pengeluaran/pembelian di perusahaan secara keuangan bisa melalui 2 cara, yaitu pengakuan diawal secara transaksi keuangan baru kemudian di cek bukti-bukti-nya, atau dilakukan pengecekan semua bukti setelah benar baru diakui sebagai transaksi keuangan.

Reimburse

yaitu formulir dan/atau prosedur klaim pengeluaran uang pribadi pegawai untuk keperluan perusahaan untuk diganti. Reimburse merupakan tahapan realisasi seperti dalam proses Advance, bedanya uang yang digunakan untuk melakukan realisasi pembelian atau pengeluaran menggunakan uang pribadi, sedangkan advance menggunakan uang perusahaan.

Pada umumnya prosedur reimburse meliputi:

  • pengajuan klaim pembelian atau pengeluaran yang sudah terjadi
  • persetujuan oleh atasan atau pejabat terkait
  • penyerahan bukti-bukti ke finance/kasir untuk dilakukan penggantian

Seperti halnya dengan settlement yang selisih, ada 3 metode penggantian yaitu melalui cash, transfer atau gaji. Sedangkan untuk pengakuan transaksi keuangannya juga dengan cara yang sama seperti settlement, yaitu pengecekan terlebih dahulu atau pencatatan terlebih dahulu.

Good Receive atau disingkat GR

yaitu formulir dan/atau prosedur penerimaan barang yang dibeli menggunakan PO. Sedangkan penerimaan barang yang dibeli tidak menggunakan PO biasanya disebut sebagai settlement untuk advance atau reimburse jika menggunakan uang pribadi.

Pada umumnya prosedur GR meliputi:

  • pencatatan penerimaan berdasarkan DO dan fisik barang oleh gudang/warehouse
  • pengecekan spesifikasi oleh pemohon

Invoicing atau Penagihan

yaitu formulir dan/atau prosedur mulai dari penerimaan invoice atau tagihan dari vendor/supplier berdasarkan GR yang sudah ditandatangani sampai dengan pembayaran oleh finance ke pihak vendor/supplier.

Pada umumnya prosedur Invoicing meliputi:

  • penerimaan invoice yang disertai dengan bukti GR
  • pencatatan A/P atau Accoung Payable atau hutang oleh perusahaan
  • penjadwalan pembayaran
  • pengajuan pembayaran
  • pembayaran ke pihak vendor/supplier

Buyer atau Purchaser atau Purchasing

yaitu bagian atau departemen yang diberi tanggungjawab dan wewenang melakukan pembelian sesuai dengan permintaan melalui PR yang sudah disetujui.

Tugas dari Buyer atau Purchase atau Purchasing adalah:

  • mencari vendor/supplier yang bisa memenuhi kebutuhan barang/jasa yang diminta
  • memilih vendor/supplier terbaik yang bisa memenuhi kebutuhan barang/jasa yang diminta dengan beberapa kriteria seperti waktu pengadaan tercepat, spesifikasi yang terbaik, fitur yang terbaik, harga termurah, tidak pernah di black list, secara track record terbukti mampu menyediakan sesuai dengan perjanjian, dst.
  • melakukan konfirmasi terhadap PO yang diterbitkan bahwa sudah sesuai dengan deal yang sudah disetujui
  • melakukan monitoring terhadap PO supaya barang/jasa bisa diterima sesuai dengan PO dalam hal waktu, kualitas, kuantitas dan biaya
  • menyelesaikan semua permasalahan yang ditimbulkan dari PO terhadap penerimaan barang/jasa dan tagihan
  • membantu pihak vendor/supplier dalam hal kepastian pembayaran

Warehouse atau Gudang

yaitu bagian atau departemen yang diberitanggungjawab melakukan penerimaan barang/jasa, mengatur stok dari barang yang belum dipakai, memastikan pengeluaran barang sesuai dengan prosedur yang ada.

 

e-mail sudah outdated

outdatede-mail adalah software/tools yang sudah menjadi alat bantu mandatory atau harus ada di setiap perusahaan. Hampir tidak ada perusahaan yang tidak memiliki account email sebagai sarana berkomunikasi antar pegawai dalam perusahaan maupun dengan entitas di luar perusahaan seperti customer, supplier. Namun saat ini dengan tingkat informasi yang sangat padat dalam arti terlalu banyak informasi yang masuk kedalam email membuat email tidak lagi efektif dalam berkomunikasi. Alasannya pemilik, email dengan jumlah email yang masuk sangat banyak, susah untuk mengelola informasi yang masuk. Dengan kondisi ini maka yang terjadi adalah

  • Inbox akan menjadi tempat sampah masuk nya informasi, karena data tidak terkelompok sesuai dengan peruntukannya
  • Susah melakukan tracking pembicaraan karena informasi yang masuk bersifat tidak ter-struktur
  • Informasi menjadi milik salah satu pegawai yang akan dibawa pergi saat pegawai tersebut resign
  • Pegawai yang baru masuk atau terlibat dalam sebuah komunikasi tidak bisa mendapatkan informasi yang lengkap karena tidak secara otomatis mendapatkan bundle lengkap pembicaraan dari awal, kecuali di foward oleh pegawai lain

Karena alasan tersebut diatas maka email memang tetap merupakan software/tool mandatory, tetapi email tidaklah cukup dan bahkan bisa menimbulkan banyak biaya dan kerugian karena hilangnya aset perusahaan berupa data/informasi.

Konsep berikutnya dalam berkomunikasi adalah tetap menggunakan email, dimana email hanya difungsikan sebagai sarana pemberitahuan tentang adanya update informasi di suatu tempat, sedangkan informasi atau data yang akan di share akan disimpan didalam sebuah aplikasi. Dengan konsep yang demikian maka:

  • Informasi akan terkelola dalam kotak-kotak yang dirancang dalam aplikasi sehingga secara otomatis terkelompok sesuai dengan tujuannya tanpa perlu effort tambahan dari penerima informasi
  • Informasi akan tersimpan 1 kali saja dalam database/pusat penyimpanan dibandingkan dengan email yang melakukan duplikasi informasi ke semua penerima email, sehingga effisian dalam penyimpanan data
  • Pegawai atau member baru pada saat mendaftar dalam kotak informasi, dimana kotak bisa diartikan sebagai project/group, secara otomatis mendapat informasi yang sudah terjadi sebelumnya
  • Pegawai atau member yang resign tidak bisa membawa pergi data atau menghilangkan data dari database sehingga informasi tetaplah menjadi aset perusahaan

Aplikasi yang dimaksud diatas adalah wadah baru dalam berkomunikasi sebagai tools tambahan dari email standard dan dalam platform IBM atau IBM Lotus sudah disediakan dalam software IBM Connection. IBM Connection disediakan bagi pemakai Lotus Notes atau IBM Notes secara free untuk beberapa fitur standard, artinya bagai pemakai license IBM Notes bisa meng-install IBM Connection tanpa perlu membayar license tambahan.

Pada tulisan berikutnya akan dibahas tentang apa saja yang ada didalam IBM Connection.

Jika perusahaan anda membutuhkan melakukan instalasi IBM Connection silahkan menghubungi email wibowo.gunawan@yahoo.com, kami sudah berhasil melakukan instalasi di salah satu Instansi Pemerintah Indonesia.

e-HIRARC system

hirarcHIRARC adalah singkatan dari Hazard Identification, Risk Assessment and Risk Control. Dalam tulisan ini tidak dibahas tentang esensi dari HIRARC itu sendiri. Untuk mengerti tentang apa itu HIRARC bisa googling saja dengan kata HIRARC. Dalam tulisan ini akan dijelaskan tentang aplikasi yang sudah dibuat dan sudah dipakai disalah satu BUMN sebagai bahan pertimbangan untuk meng-electronic-kan rekaman dan proses yang terjadi dalam HIRARC itu sendiri.
Proses yang terjadi dalam HIRARC adalah sebagai berikut:

  1. Indentifikasi Kegiatan/Activity serta perhitungan Tingkat Risiko
  2. Pembuatan HIRARC per bagian atau Unit kerja berdasarkan Kegiatan yang termasuk didalam identifikasi HIRARC
  3. Pemantauan Pengendalian Risiko yang dilakukan
  4. Review secara periodik terhadap rekaman HIRARC

Fitur yang ditawarkan dalam aplikasi e-HIRARC:

  1. Pengisian Kegiatan serta panduan atau perhitungan otomatis Tingkat Risiko dan Tindakan Pengendalian
  2. Pembuatan rekaman HIRARC per Unit Kerja berdasarkan isian Kegiatan
  3. Pembuatan Pemantauan Pengendalian Tingkat Risiko
  4. Pengisian progress dari Pengendalian Tingkat Risiko
  5. Notifikasi Unit Kerja yang belum membuat HIRARC
  6. Notifikasi Unit Kerja yang belum melakukan review dalam jangka waktu yang telah ditentukan
  7. Notifikasi Unit Kerja yang belum pembuat Pemantauan Pengendalian Tingkat Risiko
  8. Notifikasi Unit Kerja yang tidak mencapai progress yang dibuat untuk Pengandalian Tingkat Risiko
  9. Notikasi Unit Kerja yang Pengendalian Tingkat Risiko nya sudah melebihi waktu yang diperkirakan

Dalam tulisan selanjut akan dibahas setiap fitur beserta dengan contoh screen capture dari aplikasinya.

Pertanyaan seputar Pengendalian Dokumen secara Elektronik

Apa itu Pengendalian Dokumen ?

Prosedur untuk mengendalikan peredaran dokumen resmi Perusahaan, yang umumnya digunakan sebagai standar sertifikasi maupun dokumen non sertifikasi sebagai acuan para stakeholder untuk menjalankan Perusahaan.

Apa itu Pengendalian Dokumen secara Elektronik ?

Prosedur pengendalian dokumen yang dijalankan menggunakan elektronik, mulai dari fungsi paling dasar berupa sharing folder penyimpanan dokumen dalam bentuk softcopy yang diakses oleh user yang diberi wewenang, sampai berupa sebuah sistem yang memiliki beberapa fungsi otomatis yang membantu proses pengendalian dokumen.

Apa saja fungsi dari Pengendalian Dokumen ?

Didalam prosedur pengendalian dokumen ada beberapa hal yang diatur, yaitu:

  • Persetujuan penerbitan dokumen, yaitu tatacara menerbitkan dokumen beserta dengan aturan persetujuan (siapa saja yang harus memberi persetujuan dokumen diterbitkan sehingga sah secara Peraturan Perusahaan dan Hukum/Sertifikasi)
  • Pencetakan, yaitu aturan tentang pencetakan dokumen sehingga dokumen yang tercetak hanya bisa atau boleh dilakukan oleh pihak yang berwenang, dalam hal ini tujuannya supaya dokumen yang diterbitkan menjadi terkendali, baik secara jumlah dan letak nya
  • Distribusi, yaitu berupa aturan tentang siapa saja pejabat yang menerima distribusi dari dokumen versi terkini
  • Hak Pembacaan, yaitu aturan tentang siapa saja yang diperbolehkan membaca dokumen, tujuannya supaya dokumen hanya dibaca oleh yang berwenang
  • Usulan revisi, yaitu tatacara mengusulkan perubahan atau revisi dari dokumen yang berlaku beserta dengan aturan persetujuannya (siapa saja yang harus memberi persetujuan terhadap usulan revisi untuk ditindaklajuti ke pembuatan perubahan/revisi dokumen)
  • Penerbitan revisi, yaitu berupa tatacara penggantian dokumen dari versi yang berlaku dengan versi dari hasil perubahan terakhir, untuk memastikan semua penerima Distribusi menerima versi terkini dan menarik dokumen versi sebelumnya
  • Log Penerimaan, yaitu tandaterima dokumen terkendali oleh pihak penerima Distribusi
  • Log Pembacaan, yaitu history pembacaan oleh penerima Distribusi sebagai sarana untuk memastikan penerima Distribusi tidak saja menerima dokumen tapi memastikan dibaca untuk keperluan proses dan audit

Sistem Pengendalian Dokumen yang baik menyediakan fungsi-fungsi diatas secara electronik/semi electronik maupun kombinasi dengan manual.

Mengapa perlu Pengendalian Dokumen secara Elektronik ?

Dokumen Perusahaan, yaitu dokumen yang dikelola dalam prosedur Pengendalian Dokumen, dibuat dalam rangka peningkatan kinerja, standarisasi, efesiensi, maupun continues improvement. Dalam hal Pengendalian Dokumen dilakukan manual, maka yang terjadi adalah Pengendalian Dokumen menjadi tambahan beban dari proses yang ada, dalam hal ini justru menjadi Contra Productive, menurunkan kinerja dan efisiensi.

Dengan kendala diatas pekerjaan Pengendalian Dokumen lebih ke arah administrative ketimbang qualitative. Pekerjaan Administrative hanyalah fungsi dasar dari Pengendalian Dokumen itu sendiri, sedangkan yang seharusnya diharapkan adalah Pengendalian Dokumen dibuat otomatis dan bagian yang mengurusi Pengendalian Dokumen fokus kepada evaluasi dari isi dokumen.

Hal lain dari Pengendalian Dokumen dilakukan secara manual, yaitu tentang kepedulian Perusahaan terhadap penggunaan Sumber Daya Alam atau istilah lainya Go Green. Menual berarti terjadi penggunaan kertas dalam jumlah besar, ditambah proses distribusi yang juga tidak Go Green.

Apa itu Dokumen Eksternal ?

Dokumen eksternal adalah dokumen resmi yang diterbikan oleh Negara atau badan hukum lainnya dan dipakai sebagai acuan terdahap pembuatan Dokumen Perusahaan. Jadi dalam hal ini dokumen eksternal biasanya dicantumkan dalam isi dokumen dalam paragraf tertentu sebagai referensi

Bagaimana mengelola Dokumen Eksternal dalam Pengendalian Dokumen secara elektronik ?

Sebagai referensi, dokumen eksternal dibutuhkan dalam beberapa hal, yaitu:

  • Kemudahaan akses untuk membuka dokumen eksternal oleh pembaca yang sedang membaca Dokumen. Jadi dalam hal ini adalah ketersediaan versi softcopy dan link untuk membuka nya
  • Pencatatan referensi bukan sebagai bagian dari isi dokumen saja, tapi termasuk dalam cover. Tujuannya adalah pengelompokan dokumen berdasarkan referensi, sehingga saat terjadi perubahan dari dokumen eksternal, maka lebih mudah mengetahui dokumen mana saja yang juga perlu direvisi
  • Matrik referensi dihasilkan oleh sistem dan kalau perlu tidak dicatat didalam dokumen, sehingga jika terjadi perubahan dokumen eksternal yang tidak berdampak pada isi dokumen perusahaan, maka cukup dengan melakukan perubahan cover, yang umum nya membutuhkan persetujuan yang lebih pendek.

Apa itu dokumen sumber ?

Dokumen sumber adalah softcopy dari dokumen induk sebelum dicetak dan dilakukan persetujuan. Dokumen Induk adalah versi hardcopy dari dokumen awal yang didalamnya tersimpan tandatangan manual oleh para penyetuju sehingga menjadi versi resmi. Dokumen sumber umum nya berupa file dari hasil aplikasi word processing, seperti Microsoft Word, Open Office Document. Selain itu juga bisa berupa file lain untuk memudahkan membuat isi dari dokumen, seperti Visio untuk membuat flowchart, Spreadsheet untuk membuat tabel yang berisi perhitungan, dst.

Bagaimana mengelola Dokumen Sumber ?

Pada umumnya, Perusahaan hanya peduli dengan Dokumen Induk (versi hardcopy) dengan menyerahkan pengelolaan Dokumen Sumber kepada Originator. Masalahnya adalah Originator adalah pemakai akhir dari komputer yang terbatas secara pengelolaannya, seperti cara backup, serangan dari virus yang merusak, kehilangan komputer, kerusakan komputer karena kesalahan internal maupun eksternal, dst. Untuk itu diperlukan prosedur pengelolaan Dokumen Sumber juga didalam sistem Pengendalian dokumen untuk mengurangi kesalahan/risiko yang disebutkan sebelumnya.

Dalam hal Dokumen Sumber tidak dikelola oleh sistem dan terjadi kehilangan atau kontrol perubahaan, maka sering terjadi revisi yang dilakukan menjadi tidak efisien dan rentan kesalahan. Tidak efisien karena jika terjadi kehilangan Dokumen Sumber, maka pembuatan revisi harus melaku pengetikan ulang. Rentan kesalahan adalah dalam proses pengetikan ulang bisa saja terjadi kesalahan, selain itu jika revisi didasarkan pada dokumen sumber yang salah (bukan versi terakhir), maka revisi justru bisa mengakibatkan back date (mudur beberapa versi sebelumnya).

Berdasarkan kleemahan diatas, maka sebaiknya sistem Pengendalian Dokumen secara Electronik menyediakan fungsi atau tempat untuk menyimpan dan mengelola Dokumen Sumber

Apa fitur Advance dari Pengendalian Dokumen secara Electronik ?

Berikut ini adalah beberapa fitur advance yang bisa dikembangkan didalam sistem Pengendalian Dokumen secara Elektronik yang membatu dalam hal pengelolaan dokumen, yaitu:

  • Struktur Organisasi, wadah atau tempat yang menyimpan struktur organisasi secara hierarchycal termasuk didalamnya Level dan Pejabat. Ketersediaan Struktur Organisasi membantu sistem membangun daftar distribusi, hak baca, log pembacaan secara otomatis
  • Log Pembacaan, fitur Log Pembacaan membantu mengeluarkan laporan tentang pejabat mana saja yang baru pada tahap menerima distribusi tapi belum membuka isi dari dokumen nya. Melalui laporan ini maka tim Pengendalian Dokumen bisa mengingatkan setiap Pejabat untuk membuka dan membaca isi dari prosedur yang sudah diterbitkan. Log Pembacaan ini terkait dengan nama dari Pejabat yang ada dalam Struktur Organisasi. Selain itu dalam mempersiapkan penerima Distribusi untuk di Audit
  • Approval Elektronik, persetujuan secara electronik dari document control sebelum bisa diterbitkan
  • Membangun tabel dari informasi terkait, sehingga memudahkan perubahan dan pengelompokan, karena informasi terkait bukan lagi ada didalam isi dokumen tetapi menjadi tabel diluar sistem dan sifatnya real-time

Baca juga arikel tentang aplikasi workflow Pengendalian Dokumen.

Email Tracking with Reply Report

Didalam email standard umumnya sudah disediakan fitur report berupa:

  • Delivery Report, yaitu laporan tentang perjalanan email yang dikirim dari server yang dilewati maupun pada saat email sudah sampai ke mailbox yang dituju. Fitur laporan ini berjalan di Lotus Notes dan juga beberapa server yang memang mensupport delivery report. Melalui report ini pengirim akan menerima laporan setiap kali email yang dikirim sampai ke server perantara, maupun pada saat email sudah mencapai mailbox dari penerima email (To, CC dan BCC).
  • Return Receipt, yaitu laporan bahwa email yang dikirm sudah dibaca oleh Penerima

Ada satu report yang belum ada di dalam fasilitas email standar, termasuk dalam email Lotus Notes, yaitu Reply Report. Reply Report dibutuhkan oleh pengirim yang membutuhkan laporan tentang siapa saja dari penerima yang sudah me-reply email yang dikirim. Jadi dalam hal ini tidak semua email memang membutuhkan reply report. Dalam Calendar fitur mirip Reply Report ini sudah ada, yaitu Response Report. Melalui Response Report, pihak Chair Man pada setiap saat bisa menekan tombol ini untuk melihat laporan tentang siapa saja yang diundang dalam meeting yang sudah response dan yang belum, termasuk tipe dari response nya. Reply Report adalah mirip seperti Response Report, cuman ada sedikit perbedaan yaitu Response Report digenerate secara adhoc atau sesuai kebutuhan pengirim, sedangkan Reply Report di-generate secara periodik atau berkala oleh server ke Pengirim.

Fitur Reply Report dibutuhkan pada saat pengirim mengirimkan email dan membutuhkan response dari semua penerima. Pada fitur email Lotus Notes memang sudah ada view untuk melihat email seperti tampak dalam bentuk diskusi atau tread, dimana dalam view dimudahkan melihat reply sebagai response atau keluar tepat di bawah dari email induk/awal . Kekurangan dari fitur ini adalah pengirim secara manual melakukan pengecekan. Selain itu dalam list tidak diketahui atau dicari manual, penerima mana yang belum reply dengan membandingkan antara alamat penerima dengan jumlah reply, belum lagi sebuah email bisa di reply lebih dari 1 kali oleh seorang penerima. Jadi agak panjang langkah yang perlu dilakukan untuk melakukan Reply Report secara manual.

Berikut ini konsep yang pernah dilakukan dengan tanpa mengubah template email bawaan dari Lotus Notes untuk menambahkan fitur Reply Report ini:

  1. Buatlah sebuah mailbox, database baru dengan inherit design dari mail template. Owner dari database ini adalah Administrator. Contoh nama database untuk mail monitoring ini misalnya adalah mail\mailmntr.nsf
  2. Membuat mail-in database ditujukan ke database yang dibuat dari langkah 1 diatas, yaitu mail\mailmntr.nsf
  3. Membuat agent di database mail\mailmntr.nsf yang secara berkala dijalankan untuk mencari email di mailbox pengirim (sent folder) dan selanjutnya agent mencari daftar reply-nya berupa nama pengirim reply.
  4. Agent membuat laporan berupa email ke pengirim yaitu siapa saja yang sudah me-reply dan yang belum ada reply nya

Berikut contoh capture screen email Reply Report yang digenerate oleh agent:

Reply Report Example

Keterangan gambar diatas:

  • Title [Last RR] menjelaskan bahwa Reply Report ini merupakan Reply Report hari terakhir dijalankan, selain [Last RR] bisa juga berisi [1’st RR] atau [2’nd RR], tergantung email Reply Report dijalankan pada hari ke berapa.
  • Title “trace 1″ adalah judul dari email yang dikirim
  • List user has no replied yet adalah daftar user yang termasuk dalam SendTo dan CopyTo yang belum melakukan Reply
  • List user has been replied adalah daftar user yang termasuk dalam SendTo dan CopyTO yang sudah melakukan Reply

Jika anda tertarik dengan fitur diatas dan membutuhkan coding agent untuk menjelakan fitur ini silahkan mengirim email ke wibowo.gunawan@yahoo.com, nantikan email balasan berisi agent dan langkah setup nya.